발주서 양식 무료 다운로드 — 엑셀 자동계산
"전화로 주문했는데 수량이 다르게 왔다"는 분쟁은 발주서 한 장으로 거의 막힙니다. 조건을 날짜와 숫자로 적고, 공급처의 수주 확인 회신을 받아 두는 것. 이 두 가지를 어떻게 하는지 문구 예시로 정리했습니다.
서류 흐름은 내부 승인(구매품의) → 발주서 → 납품 확인(거래명세서) 순입니다. 견적서를 받았다면 견적서 표기를 그대로 옮기는 것이 안전하고, 상단에서 과세유형(과세 10% · 영세율 0% · 면세)을 고르면 공급가액과 세액이 계산됩니다.
XLSX는 엑셀·한컴오피스·구글 시트에서 열립니다. 노란 입력칸만 채우면 합계가 계산되고, 인쇄 영역은 A4 한 장에 맞춰 두었습니다. PDF는 손으로 적어 쓰는 용도입니다.
발주서 기본형
조건 칸 — 이렇게 적으면 다툼이 없습니다
| 칸 | 이렇게 쓰지 마세요 | 이렇게 씁니다 |
|---|---|---|
| 납기일 | 빠른 시일 내 / 이번 주 중 | 2026. 10. 15.(목) 오전 중 납품 |
| 납품장소 | 본사 | 서울 ○○구 ○○로 1, 3층 자재창고 (담당 김○○ 010-0000-0000) |
| 결제조건 | 납품 후 지급 | 선금 30% 발주 시, 잔금 70% 납품 확인 후 7일 이내 계좌이체 |
| 품명·규격 | 노트북 5대 | 노트북 ○○모델 (16GB/512GB, 실버) 5대 — 견적서 표기 그대로 |
| 비고 | (공란) | 검수 후 불량은 7일 이내 무상 교환 / 취소·변경은 출고 전 서면 통지 시 가능 |
구두로만 약속받은 조건(무상 설치, 반품 조건 등)은 분쟁 때 입증이 어렵습니다. 중요한 조건은 비고란에 문장으로 남기세요.
발주번호 규칙과 엑셀 채우는 순서
발주번호는 정산·추적의 기준 키입니다. "PO-2610-001"(연월 + 일련번호)처럼 규칙을 정해 붙이고, 거래명세서·세금계산서를 받을 때 이 번호를 적어 달라고 요청하면 대사가 쉬워집니다.
- 발주번호·발주일·공급처 — 공급처 사업자 정보는 견적서나 사업자등록증 기준으로.
- 과세유형 — 상단 선택. 영세율·면세는 세액이 같아도 근거가 다르니 실제 거래 유형으로.
- 품목 행 — 품명·규격·수량·단가. 공급가액·세액·합계는 자동.
- 납기·장소·결제조건·비고 — 위 표의 오른쪽 열처럼 날짜와 숫자로.
- 발주 담당자 — 이름과 연락처. 확인 전화가 헤매지 않게.
- PDF로 저장해 발송 — 엑셀 원본은 보내지 않습니다. 수식과 단가 이력이 그대로 넘어갑니다.
수주 확인 회신 — 이 한 줄을 받아 두세요
발주서를 보내는 것으로 끝내면 반쪽입니다. 공급처가 "이 조건으로 진행하겠다"고 회신한 기록이 있어야 나중에 조건을 두고 말이 달라져도 근거가 됩니다.
안녕하세요, ○○물산 구매팀 홍길동입니다.
견적서(9/25) 기준으로 발주서 PO-2610-001을 첨부합니다. 납기 10/15(목) 오전, 납품장소는 3층 자재창고입니다.
조건 확인되시면 "수주 확인합니다"로 회신 부탁드립니다. 변경이 필요하면 회신에 적어 주세요.
급한 전화 주문이 불가피했다면 통화 직후 "방금 주문 내용 정리합니다"라는 제목으로 발주서를 보내 기록을 맞추세요. 사후에 보낸 발주서도 주문 내용을 확인하는 기록으로 의미가 있습니다.
계약 성립·취소는 상황에 따라 다릅니다
- 발주서만 보내면 계약이 되는지 — 일률적으로 말하기 어렵습니다. 앞서 받은 견적서가 청약이고 발주서가 승낙이 되는 경우도 있고, 발주서가 청약이 되어 상대의 회신이나 납품 착수 같은 이행 행위로 성립하는 경우도 있습니다(민법 제527조·제528조·제532조 참고). 그래서 수주 확인 회신이 중요합니다.
- 취소하고 싶다면 — 계약이 성립했는지, 상대가 자재를 이미 투입했는지에 따라 책임이 달라집니다. 취소·변경 조건을 비고란에 미리 적어 두면 다툼이 줄고, 이미 진행된 건은 즉시 서면으로 통지하고 협의하세요.
- 금액이 크거나 조건이 복잡하면 — 발주서로 갈음하지 말고 정식 계약서를 쓰세요. 발주서는 반복 거래의 건별 주문에 맞는 문서입니다.
자주 묻는 질문
대체로 같은 뜻입니다. 기업 간 거래에서는 발주서(PO), 소비자 거래에서는 주문서라는 말을 주로 씁니다.
Q. 납품 때는 무엇과 대조하나요?거래명세서와 발주서를 대조합니다. 수량·단가 불일치는 이 단계에서 잡아야 하고, 월말 세금계산서는 그 뒤입니다.
Q. 견적서 유효기간이 지났는데 발주해도 되나요?단가가 달라질 수 있으니 공급처에 견적 재확인을 받고 발주하세요. 발주서 비고란에 "견적서(○/○) 기준 단가 재확인 완료"라고 적어 두면 근거가 남습니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 법령 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 같은 문서라도 작성 경위와 사실관계에 따라 판단이 달라질 수 있으니, 금액이 크거나 분쟁이 예상되는 사안은 변호사·법무사 등 전문가의 확인을 받으세요.
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