지출결의서 양식 무료 다운로드 — 기본형·다건형
지출결의서는 결재만 받고 끝나는 문서가 아니라 나중에 세무 증빙과 대조되는 기록입니다. 적요를 어떻게 써야 나중에 알아보는지, 증빙 종류별로 무엇을 붙이는지, 3만 원 기준이 실제로 어디까지인지를 예시로 설명합니다.
건별 결재용 기본형(워드)과 소액 경비를 모아 합계를 내는 다건형(엑셀) 2종입니다. 기본형은 결재란·지급방법·지급처 칸이 있고, 다건형은 지출일·적요·금액·지급방법·증빙을 줄마다 적으면 합계가 계산됩니다.
DOCX는 워드·한컴오피스·구글 문서, XLSX는 엑셀·한컴오피스·구글 시트에서 열립니다. 엑셀은 노란 입력칸만 채우면 합계가 계산되고, PDF는 손으로 적어 쓰는 용도입니다. 모두 A4 한 장입니다.
지출결의서 기본형
지출결의서 다건형
적요 — 6개월 뒤에 읽어도 알 수 있게
| 흐린 적요 | 고친 적요 |
|---|---|
| 회식비 | 10/2 영업2팀 분기 회식 6명 — ○○식당 (법인카드) |
| 소모품 | A4 용지 5박스 — ○○문구 (세금계산서) |
| 광고비 | 10월 검색광고 충전 — 전자세금계산서 10/1 |
| 출장 | 10/7 부산 ○○사 미팅 KTX 왕복 — 홍길동 (개인카드 → 정산) |
적요에는 날짜·무엇을·누구와 또는 어디서·결제 수단 네 가지가 들어가면 됩니다. 세무대리인이 계정과목을 정할 때도, 나중에 지출 목적을 소명할 때도 이 네 가지를 봅니다. 참석 인원이 있는 지출(회식·접대)은 인원수를 적어 두면 1인당 금액을 따로 계산하지 않아도 됩니다.
증빙별로 붙이는 것
| 결제· | 붙이는 것 | 메모 |
|---|---|---|
| 법인카드 | 카드 매출전표 또는 카드사 월별 이용대금명세서 | 이용대금명세서 보관으로 전표 수취를 갈음할 수 있습니다(법인세법 시행령 제158조 제4항). |
| 세금계산서· | 종이면 원본. 전자는 승인번호 기재 | 국세청에 전송된 전자세금계산서는 별도 보관을 생략할 수 있습니다(같은 조 제5항). |
| 현금영수증 | 지출증빙용으로 발급받은 영수증 | 소득공제용으로 받으면 회사 증빙이 되지 않습니다. 사업자번호로 발급받으세요. |
| 계좌이체만 있는 경우 | 이체확인증 + 상대방이 발급한 세금계산서· | 이체 내역만으로는 법정 증명서류가 아닙니다. |
| 간이영수증 | 영수증 원본 | 건당 거래금액이 부가세 포함 3만 원 이하일 때만 법정 증명서류 수취 의무의 예외입니다(시행령 제158조 제2항 제1호). |
| 직원 개인카드 | 개인카드 매출전표 + 정산 신청 | 회사가 정산하면 비용 처리가 가능한 경우가 많습니다. 다만 접대비는 아래 참고. |
3만 원 기준 — 예외이지 면제가 아닙니다
- 일반 경비 — 사업자로부터 재화·용역을 받고 대가를 지급할 때는 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 중 하나를 받아야 하고(법인세법 제116조 제2항, 소득세법 제160조의2 제2항), 건당 거래금액이 부가세 포함 3만 원 이하이면 이 수취 의무의 예외입니다. 3만 원 이하라고 해서 비용 인정이 보장되는 것은 아니고, 지출 사실과 업무 관련성은 따로 소명해야 합니다.
- 3만 원을 넘겼는데 간이영수증만 있으면 — 비용으로 인정되더라도 증명서류를 받지 않은 금액의 2%를 가산세로 냅니다(법인세법 제75조의5). 개인사업자에게도 같은 취지의 가산세가 있습니다(소득세법 제81조의6).
- 기업업무추진비(접대비) — 한 차례 3만 원(경조사비 20만 원)을 넘는 지출은 법인 명의 신용카드·현금영수증·세금계산서 등이 없으면 비용에서 아예 빠집니다(법인세법 제25조 제2항, 시행령 제41조 제1항·제6항). 법인이 기업업무추진비를 신용카드로 결제할 때는 해당 법인 명의로 발급받은 신용카드여야 하므로(시행령 제41조 제6항), 임직원 개인카드 결제분은 이 증빙으로 인정되지 않습니다.
- 보관 — 지출증명서류는 신고기한 다음 날부터 5년 보관합니다(법인세법 제116조 제1항, 소득세법 제160조의2 제1항).
자주 묻는 질문
품의서는 지출 전 승인, 지출결의서는 지출 내용의 확정과 결재, 지급결의서는 대금 송금 지시 문서입니다. 소규모 회사는 지출결의서 하나로 승인과 지급을 함께 처리하는 경우가 많습니다.
Q. 직원이 개인 돈으로 먼저 쓴 경비는 어떻게 처리하나요?지출결의서에 "개인 결제 → 정산"으로 적고 전표·영수증을 붙여 결재받은 뒤 직원 계좌로 지급합니다. 정산 지급은 급여와 구분해 이체하고, 다건형에 모아 월 1회 정산하면 관리가 쉽습니다.
Q. 전자세금계산서는 출력해서 붙여야 하나요?국세청에 전송된 전자세금계산서는 별도 보관 의무가 면제되므로 출력 대신 승인번호를 적요나 비고에 적어 두면 됩니다. 종이 세금계산서는 원본을 붙입니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 세무 관련 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 과세유형·업종·거래 형태에 따라 처리가 달라질 수 있으니, 실제 신고·장부 처리는 세무대리인의 확인을 받으세요.
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