출장보고서 양식 무료 다운로드 — 기본형(경비 정산표)
출장보고서는 "다녀왔습니다"가 아니라 "무엇이 정해졌고 다음에 누가 무엇을 한다"를 남기는 문서입니다. 결과·성과와 후속 조치를 쓰는 법을 예문으로 보이고, 경비 정산표를 예상 경비와 대조해 채우는 법과 붙여야 하는 증빙을 설명합니다.
담당→팀장→부서장 결재란, 소속/성명·작성일, 출장지·출장기간·출장 목적·동행자, 수행 업무 내용·결과 및 성과·후속 조치 필요사항 칸, 사용 경비(항목·금액·증빙·비고) 정산표가 있는 기본형 1종입니다. 보고와 정산을 한 장에서 끝내는 회사에 맞춰 두었고, 별도 정산서를 쓰는 회사는 경비 표를 요약으로 쓰면 됩니다.
DOCX는 워드·한컴오피스·구글 문서에서 열립니다. 제출용은 PDF로 저장하거나 인쇄해 서명·직인을 받으세요. 모두 A4 한 장입니다.
출장보고서 기본형
결과·성과와 후속 조치 — 이렇게 씁니다
수행 업무 내용은 시간순 나열보다 안건별로 묶습니다. 결과 및 성과 칸에는 결정된 것·합의된 것·확인한 것을 숫자와 고유명사 그대로 적고, 후속 조치 필요사항에는 누가 · 무엇을 · 언제까지를 붙입니다. 후속 조치가 없는 보고서는 출장이 업무로 이어지지 않았다는 뜻이라 결재자가 되묻게 됩니다.
| 나쁜 예 | 고친 예 |
|---|---|
| A사 방문하여 단가 협의 진행 | A사 구매팀장 면담. 부품 X 단가 1,200원→1,150원(4.2% 인하) 합의, 11월 납품분부터 적용 |
| 신규 라인 견학함 | 신규 라인 월 생산능력 5만 개 확인. 우리 물량(월 3만 개) 소화 가능, 단 12월은 타사 물량으로 여유 없음 |
| 추후 협의 예정 | 단가 변경 계약서 초안 송부 — 김○○ — 10/20 / 12월 물량 사전 확정 회신 — A사 — 10/30 |
① 부품 X 단가 1,150원으로 합의(기존 1,200원, 11월 납품분부터). 연간 기준 절감 예상액 약 1,800만 원(월 3만 개 × 50원 × 12개월).
② 신규 라인 12월 여유 물량 없음 확인 → 12월 물량은 10월 말까지 사전 확정 필요.
후속 조치 필요사항
단가 변경 계약서 초안 작성·송부 — 김○○ — 10/20 / 12월 물량 확정 요청 공문 — 박○○ — 10/23
성과가 없는 출장도 그대로 씁니다. "협의 무산 — A사가 원자재 인상을 이유로 인하 거절. 12월 재협의 제안함"처럼 이유와 다음 시도를 적으면 그 자체가 보고입니다.
경비 정산표 — 예상 대비 실제
사용 경비 표는 신청서의 예상 경비와 항목을 맞춰 적고, 차이가 큰 항목은 비고에 사유를 씁니다. 아래는 2박 3일 부산 출장의 예시이고, 금액은 모두 가정한 숫자입니다.
| 항목 | 예상(원) | 실제(원) | 증빙· |
|---|---|---|---|
| 교통비 | 120,000 | 119,600 | KTX 왕복 카드 전표 |
| 숙박비 | 160,000 | 150,000 | 2박 × 75,000 · |
| 식비· | 150,000 | 129,500 | 식비 82,500(카드) + 일비 47,000(정액, 영수증 없음) |
| 합계 | 430,000 | 399,100 | 차액 −30,900 |
개인카드로 결제한 항목은 비고에 "개인 결제 → 정산"으로 적어 회사 계좌에서 돌려받을 금액을 표시합니다. 일비처럼 정액으로 받는 항목은 규정에 근거가 있으면 영수증 없이 정산되는 경우가 많으니 "정액"으로 구분해 적습니다.
붙이는 증빙과 보관
- 기본 증빙 — 법인이 사업자로부터 재화·용역을 공급받고 대가를 지급할 때는 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 하나를 받아 보관해야 합니다(법인세법 제116조 제2항). 숙박·식사·주유가 여기에 해당하고, 법인카드 월별 이용대금명세서를 보관하면 매출전표를 받은 것으로 봅니다(시행령 제158조 제4항).
- 예외 — 건당 거래금액(부가세 포함) 3만 원 이하(시행령 제158조 제2항 제1호), 택시운송용역, 항공기의 항행용역, 한국철도공사의 여객운송용역, 유료도로 통행료(시행규칙 제79조 제7호·제9호의3·제9호의6·제11호) 등은 위 증명서류를 받지 않아도 되는 경우로 정해져 있습니다. 다만 지출 사실 자체는 소명해야 하므로 승차권·영수증은 그대로 붙이는 편이 안전합니다.
- 보관 기간 — 사업 관련 거래의 증명서류는 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관합니다(법인세법 제116조 제1항). 보고서와 증빙을 같은 번호로 묶어 두면 나중에 찾기 쉽습니다.
자주 묻는 질문
법정 기한은 없고 회사 규정을 따릅니다. 규정이 없으면 복귀 당일이나 다음 근무일에 쓰는 것이 기억이 남아 있어 가장 수월하고, 정산도 그만큼 빨라집니다.
Q. 동행자가 있으면 각자 써야 하나요?보고서는 대표 1인이 쓰고 동행자 칸에 이름을 적는 회사가 많습니다. 경비는 각자 결제했다면 사람별로 나눠 적거나 정산표를 따로 붙입니다.
Q. 영수증을 잃어버린 항목은 어떻게 하나요?카드 결제라면 카드사 이용내역으로 대체할 수 있는 경우가 많고, 현금 결제는 사유서를 붙여 회사 판단에 맡깁니다. 정액 일비 항목은 영수증이 필요하지 않은 경우가 많으니 규정을 먼저 확인하세요.
함께 쓰는 양식
이 글의 세무 관련 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 과세유형·업종·거래 형태에 따라 처리가 달라질 수 있으니, 실제 신고·장부 처리는 세무대리인의 확인을 받으세요.
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