출장신청서 양식 무료 다운로드 — 기본형(예상경비 표)
출장신청서의 실질은 예상 경비를 미리 승인받는 것입니다. 교통·숙박·식비·기타를 회사 여비 규정에 맞춰 계산하는 예시, 자가용 출장의 계산법, 출장 목적을 결과가 확인되는 문장으로 쓰는 법, 복귀 후 출장보고서·정산으로 이어지는 흐름을 설명합니다.
담당→팀장→부서장→대표 결재란, 소속·직위·성명·연락처, 출장 내용(출장지·출장 기간·출장 목적·동행자·교통수단 체크), 예상 경비(교통비·숙박비·식비·기타·합계) 표가 있는 기본형 1종입니다. 여비 규정에 일비 항목이 있는 회사는 기타 칸에 "일비"로 적으면 됩니다.
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출장신청서 기본형
예상 경비 계산 예시 — 규정 한도 × 일수
예상 경비는 회사 여비 규정의 항목별 한도 × 일수(박수)로 계산합니다. 아래는 서울에서 부산으로 2박 3일 출장하는 경우의 예시이며, 규정 한도와 요금은 모두 가정한 숫자입니다. 회사 규정과 실제 요금에 맞춰 바꿔 쓰세요.
| 항목 | 계산 | 예상 금액(원) |
|---|---|---|
| 교통비 | KTX 편도 60,000 × 2(왕복) | 120,000 |
| 숙박비 | 규정 한도 80,000 × 2박 | 160,000 |
| 식비 | 규정 한도 30,000 × 3일 | 90,000 |
| 기타(일비· | 일비 20,000 × 3일 | 60,000 |
| 합계 | 430,000 |
숙박비는 박수, 식비·일비는 일수로 곱하는 것이 규정마다 다르므로 확인하고 적습니다. 숙박 한도를 넘는 숙소를 써야 하는 사정(행사장 인근 숙소만 가능 등)이 있으면 신청서 단계에서 사유를 적어 승인받아야 정산 때 다투지 않습니다. 동행자가 있으면 사람별로 나눠 적거나 대표 신청자 한 명이 합산해 적되, 어느 방식인지 비고에 남깁니다.
출장 목적·기간·교통수단 칸
| 칸 | 이렇게 적습니다 | 이유 |
|---|---|---|
| 출장지 | 부산시 ○○구 A사 본사 | "부산"만 적으면 시내 이동비 정산 근거가 약합니다. |
| 출장 기간 | 10. 13.(화) ~ 10. 15.(목) 2박 3일 | 이동일 포함 여부를 규정에 맞춰 적습니다. 주말 이동이 있으면 협의 뒤 명시합니다. |
| 출장 목적 | A사 납품 단가 협의 및 신규 라인 견학 | "거래처 방문"보다 결과를 확인할 수 있는 문장으로. 출장보고서의 결과 칸과 짝이 됩니다. |
| 교통수단 | 해당 칸 체크 | 자가용 체크 여부에 따라 정산 기준(정액· |
출장 기간과 경로는 실제와 다르게 적지 마세요. 출장 중 사고가 났을 때 업무상 재해 여부는 사업주의 지시 범위와 이동 경로·목적 등 구체적 사정을 종합해 판단되고, 신청서에 적힌 일정이 그 참고 자료가 될 수 있습니다.
신청 → 출장 → 보고 → 정산, 이렇게 이어집니다
- 여비 규정 확인 후 신청 — 직급별 한도를 확인해 예상 경비를 채우고 결재를 받습니다. 규정이 정한 기한이 없으면 출발 일주일 전을 기준으로 삼는 회사가 많고, 급한 출장은 구두 승인 뒤 같은 날 서면으로 남깁니다.
- 출장 중 증빙 수집 — 법인은 사업 관련 거래의 증명서류를 받아 보관해야 하고, 사업자에게 대가를 지급할 때는 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 하나를 받는 것이 기본입니다(법인세법 제116조 제1항·제2항). 법인카드를 쓰면 이 요건과 정산이 함께 정리됩니다.
- 복귀 후 출장보고서 — 신청서의 출장지·기간·목적과 보고서의 개요가 일치해야 합니다. 일정이 바뀌었으면 바뀐 대로 쓰고 사유를 한 줄 남깁니다.
- 정산 — 예상 경비 대비 실제 경비를 항목별로 대조합니다. 보고서의 경비 정산표로 끝내는 회사도 있고, 별도 출장비정산서를 요구하는 회사도 있으니 규정을 따릅니다.
자주 묻는 질문
식비·시내 교통비 등 자잘한 경비를 영수증 없이 정액으로 주는 항목입니다. 민간기업은 법정 기준이 없어 회사 여비 규정이 정한 금액을 적고, 규정이 없으면 공무원 여비 규정을 참고해 사내 기준을 만드는 회사가 많습니다.
Q. 당일 출장도 신청서를 써야 하나요?회사 규정에 따릅니다. 교통비 정산이 있다면 당일 출장도 신청서나 그에 갈음하는 기록(전자결재·메신저 승인)을 남기는 편이 정산에 유리합니다.
Q. 주말에 이동하면 출장 기간에 넣나요?휴일 이동시간이 근로시간인지는 사용자의 지시·통제 정도, 이동 목적과 경로 등 구체적 사정에 따라 달라질 수 있습니다. 회사와 사전에 협의해 신청서 기간에 넣을지 정하고, 넣기로 했다면 이동일도 기간에 포함해 적습니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 세무 관련 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 과세유형·업종·거래 형태에 따라 처리가 달라질 수 있으니, 실제 신고·장부 처리는 세무대리인의 확인을 받으세요.
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