출장비정산서 양식 무료 다운로드 — 기본형·간이형
출장비 정산은 영수증을 모으는 일이 아니라 미리 받은 돈과 실제로 쓴 돈을 대조하는 일입니다. 가지급금 정산 계산 예시, 정산 내역 6행을 채우는 법, 어떤 증빙을 붙여야 세무상 문제가 없는지, 복귀 후 제출까지의 절차를 순서대로 설명합니다.
결재란·일자별 6행 정산표·증빙 체크·가지급금 정산 칸이 있는 기본형과, 교통비·숙박비·식비·일비·기타 5항목만 적는 간이형 2종입니다. 지출 건수가 많거나 증빙 종류를 구분해야 하면 기본형, 1~2일 단기 출장이면 간이형을 씁니다.
- 출장비정산서 기본형결재란, 일자·구분·내용·금액·증빙 6행, 가지급금·정산 금액·추가 지급·반납 칸DOCX PDF
- 출장비정산서 간이형교통비·숙박비·식비·일비·기타 5항목 요약, 가지급금·추가 지급/반납 한 줄DOCX PDF
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출장비정산서 기본형
출장비정산서 간이형
정산 계산 — 가지급금과 개인 지출을 대조합니다
| 항목 | 예시 A | 예시 B | 예시 C |
|---|---|---|---|
| 가지급금(선지급) | 300,000 | 200,000 | 100,000 |
| 정산 내역 합계 | 270,000 | 245,000 | 320,000 |
| 그중 법인카드 결제분 | 0 | 0 | 150,000 |
| 정산 금액(개인 지출) | 270,000 | 245,000 | 170,000 |
| 결과 | 반납액 30,000 | 추가 지급액 45,000 | 추가 지급액 70,000 |
계산은 정산 금액(개인이 낸 돈) − 가지급금입니다. 양수면 추가 지급액, 음수면 반납액 칸에 적고 둘 중 하나만 채웁니다. 예시 C처럼 법인카드로 결제한 금액은 정산 내역에는 적되 정산 금액에서는 빼야 합니다. 이미 회사가 지급한 돈이므로 개인에게 다시 줄 금액이 아니기 때문입니다.
가지급금 칸이 비어 있으면 정산 금액 전액이 지급 대상으로 처리됩니다. 출발 전에 돈을 받았는지, 받았다면 얼마인지를 출장신청서와 대조해 먼저 적으세요.
정산 내역 6행 — 구분·내용·증빙 적는 법
| 구분 | 내용 / 사용처 예시 | 증빙 |
|---|---|---|
| 교통 | KTX 서울→부산 왕복, 10/7· | 카드(법인) |
| 숙박 | ○○호텔 1박(10/7) | 영수증(세금계산서) |
| 식비 | ○○식당 저녁 2인 — 거래처 김○○ 동석 | 카드(개인) |
| 일비 | 여비 규정 일비 2일분 | 없음(규정 금액) |
| 기타 | 택시 부산역→○○사 왕복 | 영수증 |
내용 칸에는 어디서·무엇을·누구와가 들어가면 되묻는 일이 줄어듭니다. 증빙 칸의 "영수증/카드" 체크는 정산 금액을 가르는 기준이므로 카드가 법인카드인지 개인카드인지를 비고에 적어 두세요.
일비를 정액으로 주는 회사는 개별 영수증 없이 규정 금액으로 정산하는 경우가 많고, 그 한도와 제출 기한은 법정 기준이 아니라 회사 여비 규정에 따릅니다. 세무상으로는 일직료·숙직료 또는 여비로서 실비변상 정도의 금액은 비과세 근로소득에 해당하므로(소득세법 제12조 제3호 자목, 시행령 제12조 제3호), 규정 없이 실비를 넘는 금액을 주면 급여로 볼 여지가 생깁니다.
증빙 — 3만 원 기준과 카드 명세서 특례
- 법정 증명서류 — 법인이 사업자로부터 재화·용역을 받고 대가를 지급하면 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 하나를 받아 보관해야 하고(법인세법 제116조 제2항), 개인사업자도 같습니다(소득세법 제160조의2 제2항). 숙박·식사가 여기에 해당합니다.
- 3만 원 이하 예외 — 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만 원 이하이면 이 수취 의무의 예외라 간이영수증으로도 됩니다(법인세법 시행령 제158조 제2항 제1호). 택시·편의점 지출이 여기 들어가는 경우가 많습니다.
- 법인카드 명세서 특례 — 카드사의 월별이용대금명세서를 보관하면 매출전표를 받아 둔 것으로 봅니다(같은 조 제4항). 전표를 잃어버렸어도 법인카드 결제분은 명세서로 대체할 수 있습니다.
- 해외 출장 — 외국에서 발행된 신용카드 전표는 국내 신용카드와 같은 증명서류로 봅니다(같은 조 제3항 제2호). 국내사업장이 없는 외국법인은 수취 의무 대상 사업자에서 빠지므로(같은 조 제1항 제1호 라목), 현지 영수증은 지출 사실을 보여 주는 자료로 붙입니다.
- 보관 — 지출증명서류는 법인은 신고기한이 지난 날부터, 개인사업자는 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관합니다(법인세법 제116조 제1항, 소득세법 제160조의2 제1항).
절차 — 복귀 후 제출까지
- 영수증을 날짜순으로 정리하고 법인카드 결제분을 따로 뺍니다.
- 정산 내역 6행에 옮겨 적고 합계를 냅니다. 출장신청서의 예상 경비와 차이가 크면 사유를 비고에 적습니다.
- 가지급금 정산 — 개인 지출 합계에서 가지급금을 빼 추가 지급액 또는 반납액을 확정합니다.
- 증빙을 A4에 날짜순으로 붙여 결재를 올리고, 반납액은 정산 승인 후 회사 계좌로 이체하거나 경리에게 현금으로 냅니다.
자주 묻는 질문
정산서상으로는 반납 처리하고 다음 출장에서 다시 가지급받는 것이 맞습니다. 건별로 정산이 끊어져야 출장신청서·정산서·지출결의서가 서로 대조됩니다.
Q. 법인카드로만 결제해 개인 지출이 없습니다. 그래도 정산서를 내나요?지급받을 금액이 없어도 사용 내역을 남기기 위해 작성하는 회사가 많습니다. 정산 내역은 그대로 적고 증빙에 카드로 표시한 뒤 정산 금액을 0으로 두면 됩니다.
Q. 영수증을 잃어버렸어요.법인카드 결제분은 카드사 이용대금명세서로 대체할 수 있습니다. 개인카드 결제분은 카드사 앱의 이용 내역을 출력해 붙이고, 현금 결제는 사용처에 재발행을 요청하거나 그 사실을 비고에 적어 회사 판단을 받으세요.
함께 쓰는 양식
이 글의 세무 관련 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 과세유형·업종·거래 형태에 따라 처리가 달라질 수 있으니, 실제 신고·장부 처리는 세무대리인의 확인을 받으세요.
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