근무일지 양식 무료 다운로드 — 기본형 워드·PDF
근무일지는 앞 근무자가 알던 것을 다음 근무자에게 넘기는 문서입니다. 인계사항을 어떻게 써야 "못 들었다"가 없어지는지, 인수자는 서명 전에 무엇을 확인하는지, 특이사항과 근무시간은 어떻게 적는지를 예문으로 설명합니다.
근무형태(주간/야간/교대) → 근무·휴게 시간 → 시간대별 근무 내용 → 특이사항 → 인계사항 → 근무자·인수자·확인자 서명 순서의 기본형 1종입니다. 경비실·기계실·매장 카운터에 두는 수기용은 PDF, 전자 기록은 DOCX를 씁니다. 사무직 개인 업무 기록은 업무일지가 맞습니다.
DOCX는 워드·한컴오피스·구글 문서에서 열립니다. 제출용은 PDF로 저장하거나 인쇄해 서명·직인을 받으세요. 모두 A4 한 장입니다.
근무일지 기본형
인계사항 — 이렇게 쓰면 다음 근무자가 움직일 수 있습니다
인계사항은 "특이사항 없음"이 아니라 다음 근무자가 해야 할 행동으로 적습니다. 상태·해야 할 일·연락처·기한 네 가지가 들어가면 됩니다.
| 흐린 인계 | 고친 인계 |
|---|---|
| 지하 펌프 이상 | 지하 2층 배수펌프 2호기 21:40 알람 → 수동 정지, 1호기 단독 운전 중. 시설팀 김○○(010-○○○○) 내일 09:00 점검 예정. 수위 경보 뜨면 즉시 연락 |
| 택배 있음 | 경비실 보관 택배 3건(1203호· |
| 민원 처리 | 303호 소음 민원 22:10 접수 → 위층 방문 안내 완료. 재발 시 관리사무소 주간 근무자에게 전달 요망, 민원 대장 12번 기재 |
| 열쇠 인계 | 창고 열쇠 3개· |
인수자가 서명 전에 확인하는 순서는 세 단계입니다. ① 앞 근무자의 특이사항·인계사항을 읽고 모르는 것을 묻는다 ② 열쇠·장비·현금처럼 수량이 있는 것은 실물을 함께 센다 ③ 확인이 끝난 뒤 인수자 칸에 시각과 함께 서명한다. 서명은 "읽었다"가 아니라 "확인했다"는 뜻이므로, 확인 못 한 항목이 있으면 인계사항에 "미확인 — 창고 열쇠 1개 부족"처럼 남기고 서명합니다.
특이사항과 시간대별 기록
| 상황 | 기재 예 |
|---|---|
| 설비 알람 | 02:15 보일러실 저수위 경보 → 급수밸브 개방, 02:40 정상 복귀. 재발 시 시설팀 연락 |
| 외부인 출입 | 23:05 A동 출입문 앞 배회자 1명, 신분 확인 후 퇴거 요청, 23:12 이탈. CCTV 확인 요청 건 |
| 사고· | 15:30 지하 주차장 B2 접촉사고(12가 3456 ↔ 34나 5678), 부상 없음, 양측 연락처 교환 확인. 관리소장 보고 15:40 |
| 정기 점검 | 20:00· |
사후에 고쳐 쓰지 않는 것이 규칙입니다. 잘못 적었으면 두 줄을 긋고 옆에 정정 내용과 서명을 남깁니다. 사고·민원이 생기면 근무일지는 조사에서 가장 먼저 확인되는 문서이므로, 발생 시각과 조치 시각을 함께 적은 기록이 근무자를 보호합니다. 같은 설비의 알람이 반복되면 월말에 모아 관리자에게 보고하고, 근무일지가 그 근거가 됩니다.
근무·휴게 시간 칸 — 임금 계산과 이어집니다
- 야간 — 오후 10시부터 다음 날 오전 6시 사이의 근로는 야간근로이고, 상시 5인 이상 사업장은 통상임금의 50% 이상을 가산합니다(근로기준법 제56조 제3항). 야간조 근무시간을 22:00~06:00처럼 시각으로 적어야 가산 대상 시간이 셈해집니다.
- 휴게 — 근로시간이 4시간이면 30분 이상, 8시간이면 1시간 이상의 휴게를 근로시간 도중에 주어야 합니다(제54조 제1항). 2026년 12월 10일부터는 근로시간이 4시간인 경우 근로자가 휴게시간을 쓰지 않겠다고 명시적으로 요청하면 주지 않을 수 있습니다(개정 제54조 제1항 단서). 휴게 칸에 실제로 쉰 시각을 적으세요.
- 감시·단속적 근로자 — 경비원처럼 감시 또는 단속적으로 근로하는 사람으로서 사용자가 고용노동부장관의 승인을 받은 경우에는 근로시간·휴게·휴일 규정이 적용되지 않습니다(제63조 제3호). 승인이 있어도 야간근로 가산(제56조 제3항)은 적용되므로 야간 시각 기록은 그대로 필요합니다.
자주 묻는 질문
인계사항에 "인수자 미도착, 08:10 퇴근, 관리자 ○○○에게 구두 인계"라고 적고 관리자 확인 서명을 받습니다. 빈칸으로 두는 것보다 사정을 적은 기록이 낫습니다.
Q. 업무일지와 근무일지를 둘 다 써야 하나요?교대·현장 근무조라면 근무일지 하나로 충분합니다. 개인별 업무 보고가 따로 필요한 사무직만 업무일지를 쓰고, 두 문서에 같은 내용을 두 번 적지 않도록 역할을 나누세요.
Q. 근무일지를 근로시간 증거로 쓸 수 있나요?출근부·근태 기록과 함께 보조 자료가 될 수 있습니다. 야간·연장근로가 잦은 현장은 시간대별 기록을 시각 단위로 남겨 두면 나중에 가산수당을 확인할 때 도움이 됩니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 법령 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 사업장 규모와 계약 내용에 따라 적용이 달라질 수 있으니, 구체적인 사안은 고용노동부 상담(국번 없이 1350)이나 공인노무사 등 전문가에게 확인하세요.
이 양식은 EDITED.가 직접 제작했습니다. 개인·업무용으로 자유롭게 쓰셔도 되고, 파일 재배포나 판매는 하지 말아 주세요. 네이버 블로그에도 같은 양식의 첨부파일 버전이 있습니다.