근로자명부 양식 무료 다운로드 — 재직자·종료자 2시트 엑셀
근로자명부는 근로기준법 제41조가 사업장별로 작성하도록 정한 서류이고, 시행규칙에 공식 서식(별지 제16호)이 있습니다. 공식 서식과 사내 관리용 엑셀을 어느 상황에 쓰는지, 시행령이 정한 기재사항을 칸별로 어떻게 채우는지, 입사·변경·퇴사 때 무엇을 하는지를 순서대로 설명합니다.
공식 서식 위치: 근로기준법 시행규칙 별지 제16호서식 「근로자 명부」(국가법령정보센터 별표·서식). 근로자 1인 1장 구성이라 관공서 제출·근로감독 대응처럼 지정 서식이 필요한 때는 이 서식을 쓰세요. 아래 엑셀은 여러 명을 한 시트에서 관리하는 사내 대장으로, 재직자 20행과 종료자 15행 2시트이며 주민등록번호 칸은 두지 않았습니다.
XLSX는 엑셀·한컴오피스·구글 시트에서 열립니다. 이 파일은 계산식이 없는 명부이므로 칸을 채우기만 하면 되고, 인쇄 영역은 A4 가로 한 장에 맞춰 두었습니다. PDF는 손으로 적어 쓰는 용도입니다.
근로자명부 엑셀
공식 서식과 사내 엑셀 — 어느 것을 쓰나
근로기준법 시행규칙 제16조 제1항은 근로자 명부 서식을 별지 제16호로 정하면서, 제2항에서 근로자명부와 임금대장을 통합하거나 서식을 변경하여 사용할 수 있다고 정합니다. 그래서 기재사항을 갖춘 엑셀 대장으로 관리해도 되지만, 기준이 되는 것은 별지 서식이고 엑셀은 그 변형입니다.
| 상황 | 쓰는 것 |
|---|---|
| 고용노동부 제출· | 별지 제16호서식(1인 1장) |
| 사내에서 여러 명 입· | 이 엑셀 재직자 시트 |
| 퇴사자 3년 보존 | 이 엑셀 종료자 시트 또는 별지 서식 원본 보관 |
상시 4인 이하 사업장에도 제41조(근로자 명부)와 제42조(서류 보존)는 적용됩니다(시행령 제7조 별표 1, 제35조부터 제42조까지). 다만 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 명부를 작성하지 않을 수 있습니다(제41조 제1항 단서, 시행령 제21조). 30일을 넘겨 계속 쓰게 되면 그때부터 대상이니, 단기 채용도 처음부터 적어 두는 편이 관리가 단순합니다.
칸별 채우기 — 시행령 제20조 항목과 1:1
시행령 제20조는 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일·계약기간·그 밖의 고용에 관한 사항, 해고·퇴직·사망한 경우 그 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항 9가지를 적도록 합니다. 엑셀 칸은 이 순서를 따랐습니다.
| 법정 항목 | 엑셀 칸 | 예시 |
|---|---|---|
| 성명· | 성명 / 성별 / 생년월일 | 김○○ / 여 / 1994-03-12 (주민등록번호 아님) |
| 주소 | 주소 / 연락처 | 도로명 주소. 연락처는 "그 밖에 필요한 사항"으로 함께 둔 칸 |
| 종사하는 업무의 종류 | 종사 업무 / 직위 | 매장 판매· |
| 고용· | 고용 연월일 / 고용갱신 연월일 / 계약기간(시작~종료) | 2025-03-02 / 2026-03-02 / 2026-03-02~2027-03-01 |
| 이력 | 이력(학력· | ○○대 졸, ○○사 3년 / 지게차운전기능사 |
| 해고· | 근로관계 종료일 / 종료 사유 | 2026-08-31 / 퇴직(개인 사정) — 종료자 시트로 이동 |
"이력" 칸에는 배치·교육에 필요한 학력·경력 정도만 적고, 가족관계·종교·건강 정보는 법정 항목이 아니므로 받지 않습니다. 계약기간을 정하지 않은 근로자는 계약기간 칸을 "기간의 정함 없음"으로 적어 빈칸과 구분하세요.
입사·변경·퇴사 — 세 번 손대는 문서
- 입사일에 등록 — 근로계약서를 쓰는 날 명부에도 한 줄을 만듭니다. 고용 연월일은 계약서의 근로 개시일과 같아야 하고, 임금대장의 고용 연월일·종사 업무도 같은 값으로 맞춥니다.
- 바뀌면 지체 없이 정정 — 주소·연락처·담당 업무·계약 갱신이 생기면 그날 고칩니다(제41조 제2항). 이전 값을 남기고 싶으면 비고란에 "2026-05 주소 변경"처럼 적습니다.
- 근로관계가 끝나면 종료자 시트로 — 종료일과 사유(퇴직·해고·사망)를 적은 뒤 행을 잘라 종료자 시트에 붙입니다. 삭제하지 않습니다.
3년 보존과 접근 권한
- 보존 기간 — 근로자 명부는 3년 보존이고(제42조), 기산일은 그 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날입니다(시행령 제22조 제2항 제1호). 종료자 시트에 종료일이 있으니 "종료일 + 3년"을 비고란에 적어 두면 폐기 시점이 보입니다.
- 접근 권한 — 이름·생년월일·주소가 모인 파일이므로 공유 드라이브에 열어 두지 말고 인사 담당자만 열 수 있게 권한을 제한하세요. 출력본은 잠금 보관합니다.
- 임금대장과 통합 — 시행규칙 제16조 제2항은 두 서류의 통합 사용을 허용합니다. 다만 임금대장은 지급할 때마다 적는 서류라 갱신 주기가 달라, 소규모 사업장이 아니면 따로 두는 쪽이 관리가 쉽습니다.
자주 묻는 질문
시행령 제20조의 기재사항에 주민등록번호는 없습니다. 생년월일로 특정하면 되고, 4대보험 신고 등 다른 법령에 근거가 있는 업무는 그 서류에서 처리하면 됩니다. 이 엑셀에는 해당 칸을 두지 않았습니다.
Q. 프리랜서·용역 계약자도 명부에 넣나요?근로기준법상 근로자가 대상입니다. 계약 명칭이 용역이어도 실제로 지휘·감독을 받으며 일하면 근로자로 판단될 수 있으니, 애매한 경우는 넣어 두고 비고란에 계약 형태를 적는 편이 안전합니다.
Q. 별지 서식과 엑셀을 둘 다 써야 하나요?둘 다 쓸 의무는 없습니다. 시행규칙이 서식 변경을 허용하므로 기재사항을 갖춘 엑셀 하나로 운영해도 되고, 지정 서식이 요구되는 상황이 생기면 그때 엑셀 내용을 별지 서식으로 옮겨 제출하면 됩니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 법령 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 사업장 규모와 계약 내용에 따라 적용이 달라질 수 있으니, 구체적인 사안은 고용노동부 상담(국번 없이 1350)이나 공인노무사 등 전문가에게 확인하세요.
이 양식은 EDITED.가 직접 제작했습니다. 개인·업무용으로 자유롭게 쓰셔도 되고, 파일 재배포나 판매는 하지 말아 주세요. 네이버 블로그에도 같은 양식의 첨부파일 버전이 있습니다.