구매요청서 양식 무료 다운로드 — 구매요청서·구매품의서
구매요청서는 "사 주세요"를 올리는 첫 문서이고, 그 뒤에 품의·발주·입고·지급이 이어집니다. 네 문서가 각각 무엇을 담는지 결재 흐름 표로 가르고, 요청서 칸을 채우는 예시, 품의서로 넘어갈 때 필요한 견적 비교와 선정 사유 예문, 승인 전에 먼저 사면 왜 문제가 되는지를 설명합니다.
부서에서 구매 담당에게 올리는 구매요청서(결재란·품목 6행·구매 사유·희망 거래처·결제 조건)와, 결재를 받는 구매품의서(구매 목적·내역 4행·거래처 선정 사유·예산 과목) 2종입니다. 구매 담당 부서가 없는 작은 회사는 품의서 한 장으로 요청과 승인을 함께 처리하는 경우가 많습니다.
- 구매요청서요청 부서·희망 납기, 품명/규격·수량·단가·금액·용도 6행, 구매 사유·희망 거래처·결제 조건DOCX PDF
- 구매품의서문서번호·제목, 구매 목적, 구매 내역 4행, 거래처·선정 사유·결제 조건·예산 과목DOCX PDF
DOCX는 워드·한컴오피스·구글 문서에서 열립니다. 제출용은 PDF로 저장하거나 인쇄해 서명·직인을 받으세요. 모두 A4 한 장입니다.
구매요청서
구매품의서
결재 흐름 — 네 문서의 역할을 가릅니다
| 문서 | 누가 → 누구에게 | 담는 것 | 다음 단계 |
|---|---|---|---|
| 구매요청서 | 현업 부서 → 구매 담당 | 품명· | 견적 확보 → 품의 |
| 구매품의서 | 기안자 → 결재자(팀장· | 구매 목적· | 재가 → 발주 |
| 발주서 | 회사 → 거래처 | 확정 품목· | 납품 |
| 거래명세서· | 거래처 ↔ 회사 / 담당 → 결재자 | 입고 수량· | 지급· |
품의서는 구매뿐 아니라 행사·계약·인사 등 승인이 필요한 안건 전반에 쓰는 문서이고, 구매품의서는 그중 구매 안건 전용입니다. 일반 품의서와 발주서는 따로 글이 있으니, 이 글은 요청서와 구매품의서 두 장에 집중합니다.
요청서를 생략하고 품의서만 쓰는 회사도, 품의서를 생략하고 요청서에 대표 결재를 받는 회사도 있습니다. 어느 쪽이든 승인 문서 하나 → 발주서 → 거래명세서 → 지출결의서 순서가 지켜지면 됩니다.
요청서 칸 채우기 — 흐린 기재와 고친 기재
| 칸 | 흐린 기재 | 고친 기재 |
|---|---|---|
| 품명 / 규격 | 사무용 의자 5개 | 메시 사무용 의자 ○○ M-200 (검정, 헤드레스트 포함) 5개 |
| 단가· | 약 20만 원 | 단가 189,000원(부가세 별도) × 5 = 945,000원, 견적서 Q-2610-011 기준 |
| 용도 | 사무용 | 10월 입사 신규 인원 5명 좌석 |
| 구매 사유 | 필요해서 | 기존 의자 재고 없음, 10/20 입사 전 비치 필요 |
| 희망 납기 | 빨리 | 10월 16일(금)까지 입고 |
| 희망 거래처 / 결제 조건 | 아무 데나 | ○○오피스 (기존 거래처, 후결제 30일) |
금액 칸에는 부가세 별도인지 포함인지를 함께 적으세요. 견적서가 별도 표기인데 요청서 합계를 포함가로 적으면 품의 금액과 발주 금액이 어긋납니다. 모델명·링크가 길면 비고에 적고, 반복 구매 품목은 규격을 목록으로 관리하면 매번 찾는 시간이 줄어듭니다.
품의서로 넘어갈 때 — 견적 비교와 선정 사유
금액이 큰 건은 견적을 두 곳 이상 받아 붙이면 거래처 선정 사유를 쓰기 쉽습니다. 가장 싼 곳을 고르지 않았다면 그 이유(납기·사후 서비스·기존 거래)를 한 줄로 적습니다.
| 거래처 | 견적(부가세 별도) | 납기 | 메모 |
|---|---|---|---|
| A사 | 1,180,000원 | 1주 | 기존 거래처, 무상 AS 2년 |
| B사 | 1,250,000원 | 1주 | — |
| C사 | 1,090,000원 | 3주 | 입사일 이후 입고 |
3개사 견적 비교 결과 C사가 최저가이나 납기 3주로 10/20 입사일 이후 입고되어 제외하고, 동일 납기인 A·B사 중 단가가 낮고 무상 AS 2년이 포함된 A사를 선정함. 예산 과목: 비품.
예산 과목은 회계 담당과 맞추세요. 같은 의자라도 회사 규정에 따라 비품(자산)으로 잡을지 소모품비로 처리할지가 갈리고, 그 판단이 감가상각과 연말 결산에 이어집니다. 견적서 유효기간도 확인해 결재가 늦어지면 단가를 다시 받습니다.
승인 전 구매·사후 서류가 문제되는 이유
- 책임 소재 — 승인 없이 먼저 사고 나중에 요청서·품의서를 맞추면 예산 초과나 반품 문제가 생겼을 때 누가 결정했는지가 남지 않습니다. 급한 건은 메신저로 사전 승인을 받고 그 기록을 품의서에 첨부하는 방식이 낫습니다.
- 증빙 — 사업자로부터 재화를 사고 대가를 지급하면 세금계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 등 법정 증명서류를 받아 보관해야 하고(법인세법 제116조 제2항), 건당 3만 원 이하(부가세 포함)만 예외입니다(시행령 제158조 제2항 제1호). 개인이 먼저 결제하면 증빙이 개인 명의로 남아 정리가 번거로워집니다.
- 전결 규정 — 금액대별 결재자는 법이 아니라 회사 내부 규정으로 정합니다. 규정이 없다면 "50만 원 미만 팀장, 그 이상 대표"처럼 먼저 정해 두고 결재란을 그에 맞춰 쓰세요.
자주 묻는 질문
구매 담당 부서가 없고 기안자가 곧 요청자라면 품의서 한 장으로 충분합니다. 요청서는 부서와 구매 담당이 나뉘어 있을 때 "누가 무엇을 요청했는지"를 남기는 용도입니다.
Q. 품의 금액이 견적보다 커도 되나요?운송·설치비나 예비 수량을 포함한 것이라면 그 내역을 구매 내역 행에 따로 적으세요. 이유 없이 견적보다 큰 금액으로 품의하면 결재자가 근거를 묻게 되고, 발주 금액과도 어긋납니다.
Q. 발주서는 누가 쓰나요?품의가 재가된 뒤 구매 담당(또는 기안자)이 거래처에 보내는 사외 문서입니다. 품의서의 품목·단가·납기·결제 조건을 그대로 옮기고, 견적 번호를 적어 어떤 견적 조건으로 주문했는지 남깁니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 세무 관련 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 과세유형·업종·거래 형태에 따라 처리가 달라질 수 있으니, 실제 신고·장부 처리는 세무대리인의 확인을 받으세요.
이 양식은 EDITED.가 직접 제작했습니다. 개인·업무용으로 자유롭게 쓰셔도 되고, 파일 재배포나 판매는 하지 말아 주세요. 네이버 블로그에도 같은 양식의 첨부파일 버전이 있습니다.