시말서 양식 무료 다운로드 — 빈 양식·작성 예시
시말서는 사과문이 아니라 사실 보고서에 가깝게 써야 본인에게도 회사에도 남는 문서가 됩니다. 세 단을 채우는 순서, 상황별 예문, 넣지 말아야 할 문장, 회사가 요구할 때 근로자와 회사가 각각 확인할 것을 정리했습니다.
개요 → 경위·원인 → 조치·재발 방지 세 단으로 나눈 빈 양식과, 견적서 단가 오기재 사례를 채운 작성 예시 2종입니다. 처음 쓰는 분은 예시를 열어 구조만 따라 쓰고, 회사 지정 양식이 있으면 그 양식에 같은 순서로 옮기면 됩니다.
- 시말서 빈 양식사건 개요·경위 및 원인·조치 및 재발 방지 세 단. 사죄 강요 문구 없음DOCX PDF
- 시말서 작성 예시견적서 단가 오기재 사례를 채운 예시. 문장 길이·구조 참고용DOCX PDF
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시말서 빈 양식
시말서 작성 예시
세 단을 채우는 순서 — 개요, 경위·원인, 조치
| 칸 | 이렇게 씁니다 | 흔한 실수 |
|---|---|---|
| 사건 개요 (일시· | 날짜· | "지난주쯤 견적 실수"처럼 특정이 안 되는 문장 |
| 경위 및 원인 | 무슨 일이 있었는지 시간순 2~3문장, 원인은 따로 1~2문장 | 경위와 변명이 섞이고, 원인이 세 줄 넘게 길어짐 |
| 조치 및 재발 방지 | 이미 한 조치(정정· | "주의하겠습니다", "열심히 하겠습니다"처럼 행동이 없는 다짐 |
| 확인 문구· | 본인이 확인한 사실에 따라 작성했다는 문구 아래 날짜· | 회사가 요구하지 않은 사죄· |
쓰는 순서는 개요를 먼저 숫자로 채우고, 경위를 시간순으로 적은 뒤, 원인을 한 줄로 분리하고, 마지막에 조치를 씁니다. 원인이 길어지면 읽는 사람은 변명으로 받아들이는 경우가 많으니 "무엇이 빠졌는가"만 적습니다.
작성 예문 — 상황별 3~4문장
9월 8일·12일·15일 세 차례 각 10~20분 지각했습니다. 출근 경로의 버스 배차가 바뀐 뒤 같은 시간에 출발해 늦었습니다. 9월 16일부터 30분 앞당겨 출발하고 있으며, 지각이 예상되면 출근 전 팀장에게 메신저로 먼저 알리겠습니다.
9월 17일 14:00 ○○사 발주서에 수량 20개를 200개로 입력해 전송했습니다. 이전 발주 건을 복사해 수정하던 중 수량 칸을 고치지 않았고, 전송 전 대조를 생략했습니다. 당일 15:10 거래처에 연락해 정정 발주서를 보냈고 추가 비용은 발생하지 않았습니다. 앞으로 발주서는 빈 양식에서 새로 작성하고, 전송 전 품명·수량·단가를 소리 내어 대조하겠습니다.
9월 20일 11:30 매장에서 환불 문의 고객에게 규정을 확인하지 않은 채 "불가"라고 답해 민원이 접수되었습니다. 환불 규정 개정 내용을 숙지하지 못한 것이 원인입니다. 당일 점장과 함께 고객에게 연락해 환불을 처리했습니다. 개정 규정을 출력해 계산대에 두고, 판단이 어려운 문의는 답하기 전에 점장에게 확인하겠습니다.
세 예문 모두 날짜·시각 → 원인 한 줄 → 이미 한 조치 → 바꿀 행동 순서입니다. 본인 사안에 맞춰 명사만 바꾸면 되고, 문장 수는 늘리지 않는 편이 읽기 좋습니다.
쓰지 말아야 할 것
- 확인되지 않은 잘못을 인정하는 문장 — "모두 제 책임입니다"처럼 범위가 정해지지 않은 인정은 나중에 사실로 다뤄질 수 있습니다. 본인이 확인한 사실만 적습니다.
- 다른 사람에 대한 평가·추측 — "○○ 대리가 알려 주지 않아서"는 경위가 아니라 평가입니다. 다른 사람이 관여한 사실이 있으면 "○○ 대리에게 확인을 요청하지 않았습니다"처럼 본인의 행동으로 씁니다.
- 처벌을 감수한다는 문구 — "어떤 처분도 받겠습니다" 같은 문구는 징계 수위를 정하는 근거가 되지 않고, 본인에게 유리하게 작용하지도 않습니다.
- 사생활·건강 사정 — 회사가 요구하지 않은 가족 사정이나 병명은 적지 않습니다. 원인 칸에는 업무상 원인만 씁니다.
- 감정 표현 — "너무 죄송하고 부끄럽습니다" 같은 문장은 분량만 늘립니다. 사실이 정확한 것이 성의입니다.
회사가 시말서를 요구할 때 — 근로자와 회사가 확인할 것
- 근로자 — 사건 경위와 재발 방지 조치를 적는 것은 업무상 보고의 성격이 있어 응하는 편이 낫습니다. 다만 대법원은 취업규칙에 시말서 조항이 있던 사안에서, 단순한 경위 보고를 넘어 사죄·반성을 강제하는 부분은 정당한 업무명령으로 볼 수 없다고 판단했습니다(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결). 사실 보고 형식으로 쓰고, 사죄문 형태를 요구받으면 경위서로 대체할 수 있는지 문의해 보세요.
- 회사 — 시말서 제출 자체는 징계가 아니고, 감봉·정직 같은 징벌에는 정당한 이유가 있어야 합니다(근로기준법 제23조 제1항). 취업규칙에서 감급 제재를 정할 때는 1회 금액이 평균임금 1일분의 2분의 1을, 총액이 1임금지급기 임금 총액의 10분의 1을 초과할 수 없습니다(제95조). 평균임금 1일분이 10만 원, 월 임금 총액이 300만 원인 근로자라면 1회 5만 원·한 달 합계 30만 원이 상한입니다.
- 적용 범위 — 제23조 제1항과 취업규칙에 관한 제9장(제95조 포함)은 상시 4인 이하 사업장에는 적용되지 않습니다(시행령 제7조 별표 1). 취업규칙 작성·신고 의무는 상시 10명 이상 사업장에 있습니다(제93조).
자주 묻는 질문
감봉은 취업규칙 등에 근거가 있어야 하고, 금액은 제95조 한도 안이어야 합니다. 한도를 넘는 금액이 급여에서 빠졌다면 임금명세서와 취업규칙을 확인해 이의를 제기하고, 해결되지 않으면 고용노동부(1350)에 상담하세요.
Q. 시말서 대신 경위서로 내도 되나요?회사가 요구한 문서가 경위 보고와 재발 방지 조치라면 이 양식으로 충분하고, 사죄문 형태를 요구한다면 사실 보고 형식으로 써도 되는지 먼저 묻는 편이 낫습니다. 어느 이름이든 내용은 사실·원인·조치 세 가지로 같습니다.
Q. 적은 내용을 나중에 바꿀 수 있나요?제출한 문서를 일방적으로 회수하기는 어렵습니다. 새로 확인된 사실이 있으면 보충 경위서를 따로 내는 방식이 현실적이니, 처음 쓸 때 확인되지 않은 내용은 "확인 중"으로 남기세요.
함께 쓰는 양식
이 글의 법령 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 사업장 규모와 계약 내용에 따라 적용이 달라질 수 있으니, 구체적인 사안은 고용노동부 상담(국번 없이 1350)이나 공인노무사 등 전문가에게 확인하세요.
이 양식은 EDITED.가 직접 제작했습니다. 개인·업무용으로 자유롭게 쓰셔도 되고, 파일 재배포나 판매는 하지 말아 주세요. 네이버 블로그에도 같은 양식의 첨부파일 버전이 있습니다.