연차사용촉진통보서 양식 무료 다운로드 — 1·2차 서식 4종과 일정표
연차사용촉진은 통보서 양식보다 날짜가 어렵습니다. 근로기준법 제61조는 촉구와 통보 두 단계의 시점을 개월과 일수로 정해 두었고, 하나라도 어긋나면 미사용 연차 보상 의무가 그대로 남습니다. 절차를 조문 순서대로 놓고, 실제 날짜로 기한을 계산한 예를 붙였습니다.
워드 4종과 엑셀 1종입니다. 계속근로 1년 이상 근로자에게는 1차 촉구서 → 2차 지정통보서, 1년 미만 근로자에게는 1년 미만용 촉구서 → 지정통보서를 씁니다(1차분·추가 발생분 체크란 포함). 일정표 엑셀은 소멸일 또는 입사일을 넣으면 촉구·통보 기한이 달력 개월(EDATE) 기준으로 계산되는 2시트 구성입니다.
- 1차 촉구서 (1년 이상)발생·사용·미사용 일수, 만료일, 근로자 사용시기 지정란DOCX PDF
- 2차 지정통보서 (1년 이상)1차 촉구일·지정 일수, 회사 지정 사용일 4행, 수령 확인란DOCX PDF
- 촉구서 (1년 미만)1차 촉구 / 추가 발생분 촉구 체크, 입사일·최초 1년 만료일·통보 기한DOCX PDF
- 지정통보서 (1년 미만)1차분 / 추가 발생분 통보 체크, 촉구일·미사용 일수, 지정 사용일DOCX PDF
- 사용촉진 일정표 엑셀소멸일(1년 이상) 또는 입사일(1년 미만) 입력 → 촉구·회신·통보 기한 자동XLSX PDF
DOCX는 워드·한컴오피스·구글 문서, XLSX는 엑셀·한컴오피스·구글 시트에서 열립니다. 엑셀은 노란 입력칸만 채우면 합계가 계산되고, PDF는 손으로 적어 쓰는 용도입니다. 모두 A4 한 장입니다.
1차 촉구서 (1년 이상)
2차 지정통보서 (1년 이상)
촉구서 (1년 미만)
지정통보서 (1년 미만)
사용촉진 일정표 엑셀
절차를 조문대로 — 두 단계, 두 트랙
| 단계 | 1년 이상 근로자 (제61조 제1항) | 1년 미만 근로자 (제61조 제2항) |
|---|---|---|
| ① 서면 촉구 | 소멸 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에, 근로자별 미사용 일수를 알리고 사용 시기를 정해 통보하도록 촉구 | 최초 1년이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내. 촉구 뒤 새로 발생한 휴가는 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 다시 촉구 |
| ② 근로자 회신 | 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용 시기를 통보하면 그 시기대로 사용 | 같음 |
| ③ 서면 지정 통보 | 회신이 없으면 끝나기 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면 통보 | 끝나기 1개월 전까지. 추가 발생분은 10일 전까지 |
두 단계를 모두 마쳤는데 근로자가 쓰지 않아 소멸하면 사용자는 그 휴가를 보상할 의무가 없고, 사용자의 귀책사유에도 해당하지 않는 것으로 봅니다(제61조 제1항·제2항). 1년 미만 근로자의 월 단위 연차는 제1항 대상에서 빠지고 제2항 절차를 따르므로, 같은 직원이라도 어느 연차인지에 따라 트랙이 갈립니다.
기한 계산 예 — 달력 개월로 역산
일정표 엑셀은 "소멸 기간의 마지막 날 다음 날"을 기준으로 개월을 역산합니다. 회계연도 기준으로 12월 31일에 소멸하는 연차와, 2026년 3월 2일 입사자의 1년 미만 연차를 예로 계산했습니다.
| 단계 | 12월 31일 소멸 (1년 이상) | 2026-03-02 입사 (1년 미만, 만료 2027-03-01) |
|---|---|---|
| 1차 촉구 기간 | 2026-07-01 ~ 07-10 | 2026-12-02 ~ 12-11 |
| 근로자 회신 기한 | 촉구 수령일 + 10일 (7/3 수령 → 7/13) | 수령일 + 10일 |
| 지정 통보 기한 | 2026-10-31까지 (토요일 — 실무는 10-30까지 발송) | 2027-02-01까지 |
| 추가 발생분 촉구 | — | 2027-02-02 ~ 02-06 (02-06 토요일 — 평일에 마치기) |
| 추가 발생분 통보 | — | 2027-02-19까지 |
"6개월 전"을 180일로 환산하지 않고 달력 개월로 세는 이유는 조문이 개월 단위로 적혀 있기 때문입니다. 촉구 기간(10일)의 앞쪽 날짜에 보내고, 회신 기한을 지나면 바로 지정 통보를 준비해야 2개월 전 기한을 놓치지 않습니다. 기간을 앞당겨 미리 보낸 촉구는 제61조가 정한 시점의 촉구로 인정되지 않을 수 있으니 기간 안에서 진행하세요.
서식 채우기와 서면 요건
| 서식 | 채우는 칸 | 주의 |
|---|---|---|
| 1차 촉구서 | 산정 기준(입사일/회계연도) 체크, 발생· | 미사용 일수는 근로자별 실제 잔여. 연차관리대장의 잔여 열에서 옮김 |
| 근로자 지정란 | 근로자가 사용 예정일· | 회신이 오면 2차 통보 없이 그 날짜대로 부여 |
| 2차 지정통보서 | 1차 촉구일, 미사용· | 수령일 서명이 "서면 통보" 증거 |
| 1년 미만용 | 입사일, 최초 1년 만료일, 촉구· | 추가 발생분은 같은 서식에 다른 체크 |
제61조는 촉구와 통보 모두 "서면"으로, 그리고 "근로자별로" 하도록 정합니다. 게시판 공지나 전체 메일 한 통은 개별 서면 촉구로 보기 어렵습니다. 종이로 교부하고 수령란에 서명을 받는 방식이 가장 다툼이 적고, 전자문서로 보낼 때는 개인별 발송·열람 기록을 보관하세요.
적용 범위와 한계
- 대상 — 법정 연차(제60조)가 적용되는 상시 5인 이상 사업장, 4주 평균 1주 소정근로시간 15시간 이상 근로자입니다(시행령 제7조 별표 1, 제18조 제3항). 적용되지 않는 곳은 취업규칙이 정한 연차와 절차를 따릅니다.
- 기한을 넘기면 — 촉진 효과가 없고 소멸한 연차는 미사용수당으로 지급해야 합니다. 개수와 금액은 연차 개수·연차수당 계산기로 확인할 수 있습니다.
- 지정한 날 출근했다면 — 회사가 노무 수령을 거부했는지 등 실제 조치에 따라 판단이 갈리는 영역이라 서식으로 해결되지 않습니다. 지정일 전에 다시 안내하고, 출근 시 업무를 부여하지 않았다는 기록을 남기되 노무사 확인을 받으세요.
- 의무가 아닙니다 — 촉진을 하지 않으면 미사용 연차를 수당으로 지급하면 됩니다. 촉진은 절차를 갖췄을 때 보상 의무를 면하는 제도입니다.
자주 묻는 질문
근로자가 정한 시기가 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에는 시기를 변경할 수 있습니다(제60조 제5항 단서). 다만 촉진 절차에서 회신을 받고도 회사가 임의로 미루면 사용을 막은 쪽이 되니, 변경 사유와 대체 날짜를 서면으로 합의해 두세요.
Q. 회계연도 기준 회사에서 중도 입사자는 어느 트랙인가요?입사 1년 미만 기간의 월 단위 연차는 제2항(1년 미만 트랙), 회계연도로 부여한 연차는 제1항(1년 이상 트랙)입니다. 한 직원에게 두 트랙의 기한이 동시에 돌아갈 수 있으므로 일정표 두 시트를 각각 계산하세요.
Q. 촉구서를 받은 날부터 10일은 영업일인가요?조문은 "촉구를 받은 때부터 10일 이내"라고만 정하고 있어 달력일로 보는 것이 문언에 맞습니다. 일정표도 수령일 + 10일로 계산합니다. 회사가 근로자에게 유리하게 더 긴 회신 기간을 주는 것은 가능합니다.
함께 쓰는 양식
이 글의 법령 설명은 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 사업장 규모와 계약 내용에 따라 적용이 달라질 수 있으니, 구체적인 사안은 고용노동부 상담(국번 없이 1350)이나 공인노무사 등 전문가에게 확인하세요.
이 양식은 EDITED.가 직접 제작했습니다. 개인·업무용으로 자유롭게 쓰셔도 되고, 파일 재배포나 판매는 하지 말아 주세요.